Você está tirando mais de suas reuniões do que nunca? Você deveria ser.
As reuniões continuam sendo uma prática inevitável para organizações grandes e pequenas. A prática remonta aos dias de Sócrates e Platão na Grécia antiga, mas hoje temos novas ferramentas e tecnologias, o que deve significar mais eficácia e um retorno muito mais alto do investimento no tempo gasto nas reuniões.
Muitas equipes ainda conduzem reuniões como os antigos gregos que se reuniam na Ágora. Enquanto Sócrates se opôs à escrita – acreditando que isso enfraqueceria a memória e era inferior a falar -, desde então, reconhecemos o valor de Writing, incluindo a captura de idéias de reuniões. Os participantes do ano de hoje podem até gerar resumos e transcrições automaticamente. No entanto, apesar desses avanços, muitas organizações – principalmente as equipes de liderança – não mudaram fundamentalmente a maneira como realizam reuniões ou usam as informações valiosas que emergem.
“O que você faz com suas anotações?” Pedi a um executivo de alto nível de uma corporação grande e complexa, enquanto discutíamos as reuniões da equipe de liderança que acontecem a cada semana com cerca de 20 executivos.
“Nada”, foi a resposta dela.
Ela não está sozinha. Conheço muitas pessoas que carregam um caderno de papel, um tablet notável digital ou um laptop para cada reunião. Eles capturam idéias, observam perguntas que têm e anotaram os pensamentos que surgem durante a discussão. (Talvez seja você também?)
Então o quê?
Como eu escrevi no meu último Post Geekwire: “A maioria das pessoas não está satisfeita com seu ‘sistema’ de anotações e organização.” Multiplique isso pelo número de pessoas em sua reunião de liderança e multiplique o custo de oportunidade para o tempo investido nessas discussões. O resultado da equação é uma grande oportunidade perdida.
“Quando suas mentes mais capazes (e mais caras) passam metade do dia em reuniões, mas os resultados dependem da memória, você está essencialmente administrando seus negócios no Snapchat, onde a comunicação é efêmera e a ação depende do recall”, disse David ShimCEO da Seattle baseado Leia ai.
Pense nisso: a maioria das organizações usa reuniões como seu fórum de tomada de decisão principal, mas não consegue capturar e utilizar adequadamente a riqueza de informações geradas nessas sessões. A sabedoria coletiva e o conhecimento institucional perdido são impressionantes. Essa ineficiência ondula em todos os níveis da organização, diminuindo o progresso e nublado.
É hora de uma redefinição.
Aqui está o problema: Muitas empresas investem pesadamente em reuniões de liderança, mas carecem de um sistema eficaz para capturar, organizar e alavancar as idéias e decisões resultantes. As equipes modernas merecem soluções modernas que correspondam a esse investimento significativo.
Aqui está a solução: Construa um “LLM para liderança”, integrando ferramentas movidas a IA em suas práticas de atendimento de liderança. Garanta que toda discussão contribua para um crescente repositório de insights acionáveis, responsabilidade e conhecimento institucional.
Na conferência de noção em São Francisco no outono passado, ouvi Andrew MasonCEO de Descritivofale sobre como sua empresa construiu uma “única fonte de verdade”. Ele enfatizou a importância de “assar cultura em seus documentos internos” e eu não poderia concordar mais.
Leia o Shim da AI levando ainda mais longe.
“Ai agêntica… transforma conversas efêmeras em ativos estratégicos persistentes e compostos em valor ao longo do tempo. Os líderes agora podem extrair insights automaticamente, gerar agendas de discussões anteriores e convidar apenas as pessoas necessárias, garantindo que a produção seja amplamente acessível”, disse ele. “Em vez de desaparecer no ar, as reuniões se tornam um sistema de registro pesquisável e minerável que alimenta a inteligência organizacional – quer você estivesse ou não na sala”.
Para estar pronto para suas reuniões de liderança, comece reformando suas agendas. Adicione uma prática à conclusão de cada reunião nos últimos 5 a 10 minutos e faça as seguintes perguntas:
- O que decidimos aqui?
- Quem vai fazer o quê? Por quando?
- Quem mais precisa saber?
Em seguida, desenvolva uma prática para tornar as notas amplamente acessíveis em uma plataforma que permite aproveitar a IA para pesquisar e sintetizar informações. Agora você está desenvolvendo o “LLM for Leadership” da sua organização.
A IA também pode ajudar a escrever resumos, agendas futuras e ajudar a responder a perguntas através do bate -papo. Quanto mais você aproveita esse recurso, mais “dados de treinamento” você fornece.
Essa abordagem cria clareza e visibilidade em toda a organização, permitindo que as equipes recusem as solicitações com confiança que não se alinham às principais prioridades da liderança. Melhor alinhamento acelera a tomada de decisão e cria confiança entre os membros da equipe de liderança.
Ao gastar alguns minutos adicionais a cada semana, encontrando disciplina e organização de informações, você pode desbloquear mais velocidade em sua equipe e organização. Afinal, a visibilidade leva à clareza que gera velocidade.
Se você está simplesmente encaminhando o resumo gerado pela IA das reuniões de liderança, atende à sua equipe (depois de editar as informações confidenciais) e pensa que está “usando ai”, mal arranhou a superfície. Considere quanto poderia ter sido capturado nos últimos seis meses. Como você usaria essas informações com recursos de pesquisa e sintetização de IA?
“Tudo começa com a medição”, diz Shim. “Dizer ‘eu estive em reuniões o dia todo’ não deve ser um distintivo de honra, mas geralmente sinaliza a má administração do tempo”.
Leia a IA implementa as melhores práticas orientadas a dados para otimizar os parâmetros da reunião-incluindo tempo, duração e tamanho-para maximizar o envolvimento dos participantes. No entanto, a otimização de reuniões se estende além da programação para garantir que os resultados sejam facilmente acessíveis. Ao reduzir reuniões desnecessárias e mover informações para canais assíncronos, a empresa criou um repositório de conhecimento mais distribuído e pesquisável.
Este é o futuro do trabalho.
Ao investir tempo e energia para modernizar suas reuniões de liderança, você promoverá uma cultura de transparência e clareza. As equipes podem se concentrar mais na inovação e nas prioridades de alto nível, em vez de esforços redundantes para rastrear informações. Todos os níveis da organização se beneficiarão do seu LLM para liderança.
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